Schnelle Konfiguration

Beginnen mit Medikal.ch


1. Schnelle Konfiguration

Diese Anleitung ermöglicht Ihnen, Ihren Terminkalender Medikal für eine sofortige Anwendung zu konfigurieren.
Somit können Sie beginnen, Ihre Termine zu verwalten und Ihre Verfügbarkeiten auf Internet für Ihre Patienten, Ihr Sekretariat und Ihre Kollegen offenzulegen.
Informationen für eine optimale Anwendung des Systems Medikal.ch und der Terminverwaltung finden Sie unter dem Abschnitt: Erweiterte Funktionen.


1.1. Zugang zu Medikal.ch und Ihrem Terminkalender
1.2. Angabe meiner persönlichen Informationen
1.3. Synchronisierung Google / Smartphone
1.4. Konfiguration Ihres Terminkalenders
1.4.1. Konfiguration der Sprechstunden und Dauer
1.4.2. Konfiguration der Zeitfenster
1.5. Gewährung von Zugangsrechten für die medizinischen (Tele-) Praxisassistenten(innen)

 

1.1. Zugang zu Medikal.ch und Ihrem Terminkalender

Zugang : http://www.medikal.ch

Geben Sie bitte Folgendes ein:
Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort (Informationen gehen getrennt über E-mail zu)

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1.2. Angabe meiner persönlichen Informationen
Nach der Anmeldung klicken Sie auf : « Meine Voreinstellungen » VIDEO: Meine Voreinstellungen (TUTORIAL)

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Prüfen Sie Ihr Passwort und ändern Sie dieses


Der Link unter Ihrem Passwort ermöglicht Ihnen einen direkten Zugang zu Ihrem Terminkalender. Sie können diesen Link auf Ihrer Website oder Ihrem Telefonverzeichnis einfügen.3.png

Vervollständigen Sie Ihr Profil
Sie können ein Passbild einfügen, welches in Ihrem Profil für Ihre Patienten sichtbar ist, und einen Banner (468 x 60 Pixels), welcher über Ihrem Terminkalender sichtbar ist.
Prüfen Sie ob die Standardinformationen richtig sind (Adresse, Kontakte, Spezialgebiet und benutzte Software)

Parameter :

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  • Minimalfrist (in Tagen) für Terminabsage durch Patient: 1 bedeutet, dass der Patient seinen Termin selber 24 Std. vorher ändern oder absagen kann. 2 bedeutet 48 Std. vorher etc.
  • Stornierungsregeln: Diese werden auf Ihrer Profil-Seite angezeigt und in der Bestätigungs-E-mail an den Patienten, wenn sie „den Patienten anzeigen“ markieren.
  • Maximale Anzahl pro Patient für zukünftige Termine : Maximale Anzahl von Terminen, die der Patient mit Ihnen in Zukunft haben kann. Sobald ein Termin verstrichen ist, wird der Zähler aktualisiert.
  • Terminvalidierung (neuer Patient): Ein durch einen neuen Patienten (der noch nie einen Termin auf Medikal mit der Gesundheitsfachperson gehabt hat) vereinbarter Termin muss durch die Gesundheitsfachperson oder ihrem(r) Assistenten(in) validiert werden. Der Patient erhält eine E-mail mit seiner Anfrage für einen Termin, welcher noch bestätigt werden muss. Eine E-Mail wird an die im Feld « E-mail für Meldungen » angegebene Adresse gesendet. Diese Validierung ist nur das erste Mal notwendig. Die folgenden Termine des Patienten müssen nicht mehr validiert werden. (Dies ist hilfreich für Gesundheitsfachpersonen, die keine neuen Patienten mehr akzeptieren.)
  • Bericht Frequenz der Termine: ermöglicht Ihnen einen Bericht über Ihre Konto E-Mail-Adresse oder über die Adresse, welche Sie unmittelbar darüber angeben, zu erhalten. Dieser Bericht ermöglicht Ihnen die herkunftsmässige (Patienten, Gesundheitsfachpersonen, Assistenten, Software Dritter und Kollegen) Aufteilung der Termine zu kennen.

1.3. Synchronisierung Google / Smartphone

Sie möchten Ihre Termine auf Ihrem Smartphone über Google calendar verwalten.

Achtung: es ist nicht möglich Ihren Terminkalender mit dem Google Terminkalender zu synchronisieren, wenn Sie eine aktive Synchronisierung mit einer Praxissoftware haben.

Vorgehensweise für Synchronisierung mit Google calendar :

1. Aktivieren Sie die Synchronisierung mit Google in Ihren Parametern Medikal
2. Geben Sie im neuen Fenster die Zugangsdaten zu Ihrem Google Konto ein. Wenn Sie kein Google Konto haben, richten Sie dieses gleichzeitig ein.
3. Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen von Google
4. Sobald Sie Ihren Google Terminkalender öffnen, wird ein neuer Terminkalender im linken Rand (Name und Vorname) angezeigt.
5. Klicken Sie auf den Terminkalender Google, um den Namen durch Medikal zu ersetzen, wodurch Ihr Terminkalender Medikal die Termine mit dem Terminkalender Google synchronisiert.
6. Um Ihren Terminkalender auf Ihrem Smartphone anzuzeigen, verfolgen Sie die Vorgehensweise für das Hinzufügen eines Terminkalenders je nach Modell Ihres Smartphones.

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Wichtig: Die über Medikal vereinbarten Termine zeigen im Google calendar alle Angaben des Termins an (Name des Patienten, Grund etc.)
Wenn Sie einen ursprünglich über Medikal.ch vereinbarten Termin ändern möchten, können Sie dies direkt in Ihrem Terminkalender Google vornehmen.
Wenn Sie einen Termin mit einem Patienten über den Terminkalender Google vereinbaren möchten, wird dieser Termin in Medikal als Ereignis angezeigt. Google calendar ist also nicht in der Lage, den Termin mit einem Patienten von Medikal zu verbinden. Der Termin muss folglich in Medikal nochmals mit Namen eingegeben werden, damit die Meldungen funktionieren. Zumindest wird Ihnen ermöglicht, das Zeitfenster rasch zu sperren.

Wenn Sie einen Termin über Ihr Smartphone vereinbaren, achten Sie darauf, den richtigen Terminkalender auszuwählen.

1.4. Konfiguration Ihres Terminkalenders
Klicken Sie auf « Konfiguration »

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1.4.1. Konfiguration der Sprechstunden und Dauer
Wählen Sie im Fenster Konfiguration das Fenster « Sprechstunden und Dauer », um die Gründe der Sprechstunde und die entsprechende Standarddauer einzugeben. VIDEO: Konfiguration der Sprechstunden und Dauer (TUTORIAL)

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Um einen neuen Sprechstundengrund hinzuzufügen, klicken Sie auf « Sprechstunde hinzufügen », dann geben Sie die Bezeichnung und die Standarddauer ein
Tipp: Markieren Sie das Feld « Für Patient sichtbar » wenn Sie möchten, dass die Patienten diesen Grund auswählen können
(Um die Verwaltung der Sprechstunden zu vereinfachen sind bestimmte Sprechstundengründe für den Patienten nicht sichtbar, wie zum Beispiel spezifische medizinische Untersuchungen, welche jedoch für die Praxis sichtbar sein müssen)


Wählen Sie die Farbe für einen raschen Überblick in Ihrem Terminkalender.
(Die verschiedenen Farben Ihrer Sprechstunden sind nur für Ihre Praxis sichtbar, der Patient sieht nur die verfügbaren Zeitfenster bei seiner Terminvereinbarung)


« Standard » bedeutet, dass diese Sprechstunde oben auf der Liste der Auswahl für den Patienten steht

Handlung: Information « i » ermöglicht es, eine Nachricht von maximal 50 Zeichen hinzuzufügen, welche zusammen mit dem Erinnerungs-SMS an den Termin je nach ausgewählter Sprechstundenkategorie an die Patienten gesendet wird.
Beispiel: Sprechstunde für einen Augenfundus, SMS mit spezifischer durch Sie verfasste Nachricht: « Kommen Sie bitte 15 min vor Ihrem Termin ». Somit können Sie Ihren Patienten mitteilen, dass sie mit nüchternem Magen kommen sollen, mit ihren Dokumenten, etc.

Tipp: Jede Sprechstundenkategorie kann einem spezifischen Zeitfenster zugeteilt werden.
Beispiel: Sie möchten, dass die Patienten einen Termin für eine Blutentnahme nur dienstags und mittwochs zwischen 7.30 Uhr und 8.30 Uhr vereinbaren können.

1.4.2. Konfiguration der Zeitfenster

Wählen Sie im Fenster Konfiguration das Fenster« Zeitpläne verwalten », um die Zeitfelder für Ihre Termine festzulegen. VIDEO: Konfiguration der Zeitfenster
Im neuen Fenster
Es bestehen mehrere Kategorien von Zeitplänen.

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Öffnung der Praxis (Arbeitszeiten) – Zeitfenster eingetragen als Anhaltspunkt sichtbar für die Assistenten(innen), jedoch für den Patienten nicht ersichtlich. FARBE: VIOLETT


Über Internet vorgeschlagene Zeitfenster für die Termine der Patienten (Patienten), FARBE : GRUEN


Über Internet vorgeschlagene Zeitfenster für die Termine der Patienten Ihrer Kollegen (Kollegen) – Diese Zeitfenster sind nur für Ihre Kollegen, die an unsere Dienstleistung mit oder ohne Terminkalender angemeldet sind, verfügbar und ersichtlich. Für die Patienten sind diese Verfügbarkeiten nicht ersichtlich. Dies ermöglicht den Kollegen bevorzugte Zeitfenster zur Verfügung zu stellen. FARBE : GELB


Über Internet vorgeschlagene Zeitfenster für die Termine der Patienten und Ihrer Kollegen (Kollegen) – Diese Zeitfenster sind für Ihre Kollegen und Patienten verfügbar und ersichtlich.
FARBE : ORANGE


Über Internet vorgeschlagene Zeitfelder für medizinische Vertreter (Medizinische Vertreter) – Diese Zeitfenster sind für die Vertreter verfügbar und ersichtlich. Die Vertreter können ausserhalb von diesen Zeitfenstern keinen Termin vereinbaren, was es ermöglicht die Anfragen zu kanalisieren und die für Ihre Patienten vorgesehenen Zeitfenster nicht zu besetzen. FARBE : ROT

Erstellen eines Zeitfensters

Klicken Sie auf eine Zone des Terminkalenders in Konfigurationsmodus

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1. Wählen Sie zuerst die Kategorie der Zeitfenster, den Sie in Ihrem Terminkalender einfügen möchten (Patient / Vertreter / Arbeitszeit / Kollegen)

2. Es ist ratsam, dieses Kästchen immer zu markieren : Wenn Sie das Kästchen « Betrifft auch Zeitfenster für meine Kollegen» markieren, können Ihre Kollegen ebenfalls einen Termin mit ihren Patienten in diesem Zeitfenster vereinbaren und dieser wird in Ihrem Terminkalender in ORANGE angezeigt.

3. Sie können das Zeitfenster entweder allen Sprechstundengründen, welche Sie erstellt haben, zuteilen oder nur einer bestimmten Sprechstundenkategorie. Vorgehendes Beispiel der Blutentnahme.

Bei Wahl dieses Sprechstundengrundes sind die den Patienten vorgeschlagenen Zeitfenster nur die von Ihnen ausgewählten.

4. Wenn Sie « Auf unbestimmte Zeit » markieren, wird das Zeitfenster wiederholend geöffnet.

Wenn Sie ein wiederholendes Zeitfenster erstellen, entsteht eine Serie, und im Gegensatz hierzu können Sie ein einmaliges Zeitfenster erstellen, welches als einzigartige Erscheinung eingetragen ist.

Bemerkung :
Um eine Erscheinung im Zeitfenster zu löschen, im Fenster « Zeitpläne verwalten» einen linken Mausklick auf das betroffene Zeitfenster tätigen, dann die Handlung « Die Erscheinung löschen » oder « Serie löschen » wählen.
Aussergewöhnliche Schliessungen (Urlaub, Kongress, etc) werden entweder durch die Erstellung eines persönlichen oder beruflichen Termins im Terminkalender (welcher die Terminvereinbarung für die Patienten und Vertreter sperrt) oder durch Löschen einer Erscheinung im Zeitfenster eingetragen.

 

1.5. Gewährung von Zugangsrechten für die medizinischen (Tele-) Praxisassistenten(innen)

Wie der Arzt haben die Praxisassistenten(innen) (und Tele-Praxisassistenten), die Möglichkeit, den medizinischen Terminkalender zu verwalten, um Termine zu vereinbaren, zu ändern und zu löschen. Jedoch haben die Assistenten(innen) keinen Zugang zum Fenster « Konfiguration » wie vorstehend erläutert, dieses bleibt der Gesundheitsfachperson vorbehalten.
Die Gesundheitsfachperson kann Assistenten(innen) hinzufügen (löschen) und diese aktivieren (deaktivieren), um ihnen Zugang zum Terminkalender und seiner Verwaltung zu gewähren.

Im Fenster Konfiguration das Fenster « Assistenten(innen)» wählen

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  • Eine(n) neue(n) Assistentin(en) speichern
  • Sobald die Informationen eingetragen sind, auf klicken 
  • Sobald erstellt, muss der(die) Assistent(in) durch die Gesundheitsfachperson aktiviert werden, und zwar durch das Markieren von « Zugang zu meinem Terminkalender gestatten » 

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  • Der (die) Assistent(in) erhält eine E-mail mit den Zugangsdaten.

Tipp:
Sie können Ihren Terminkalender ebenfalls mit den Assistenten(innen) von anderen Gesundheitsfachpersonen (eine Praxis der Gruppe, medizinisches Zentrum) teilen, damit diese Termine direkt in Ihrem Terminkalender vereinbaren können.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des(r) hinzufügenden Assistenten(in) in der Suchleiste ein und gehen Sie in gleicher Weise vor.

Ansicht mehrfacher Terminkalender
Hierzu gilt anzumerken: Wenn mehrere Gesundheitsfachpersonen der gleichen Assistentin Zugang zu ihren Terminkalendern gestatten, hat letztere die Möglichkeit, zwischen den verschiedenen Terminkalendern hin und her zu wechseln.

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