Configuration rapide

Débuter avec Medikal.ch
Cette aide vous permet de configurer votre agenda Medikal pour une utilisation immédiate.
Vous pourrez ainsi commencer à gérer vos rendez-vous et mettre à disposition vos disponibilités sur internet pour vos patients, votre secrétariat et vos collègues.
Pour utiliser au mieux le système Medikal.ch et optimiser la gestion de rendez-vous, veuillez-vous reporter à l'aide : fonctions avancées

1. Configuration rapide
1.1. Accéder à Medikal.ch et à votre agenda
1.2. Définir mes informations personnelles
1.3. Synchronisation Google / smartphone
1.4. Configuration de votre agenda
1.4.1. Configuration des motifs de consultation et durées
1.4.2. Configuration des plages horaires
1.5. Attribution des droits d’accès aux (télé)assistant(es) médicales

 

1. Configuration rapide

1.1. Accéder à Medikal.ch et à votre agenda

Accès : http://www.medikal.ch

Veuillez entrer :
Votre Nom d’utilisateur
Votre mot de passe
(Informations fournies séparément par Email) 

 

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1.2. Définir mes informations personnelles
Une fois connecté, cliquez sur : « Mes préférences » , voir la vidéo de tutorial: Mes préférences

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Vérifiez et changez votre mot de passe
Sous votre mot de passe, le lien présenté permet un accès direct à votre agenda.

Vous pouvez utiliser ce lien pour l’ajouter à votre site internet ou sur les annuaires.


Renseignez votre profil détaillé
Vous pouvez ajouter une photo portrait qui apparaîtra sur votre profil pour vos patients et une bannière (468 x 60 pixels) qui apparaîtra en haut de votre agenda.
Vérifiez si les informations par défaut sont exactes (Adresse, Contacts, spécialités et logiciel utilisé)

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Paramètres

  • Délai minimum en jour pour qu’un patient annule son RDV : 1 signifie que le patient peut modifier ou annuler son RDV lui-même 24h avant. 2 signifie 48h avant etc.
  • Politique d’annulation : S’affiche sur votre page de profil et dans l’email de confirmation au patient si vous cocher « afficher aux patients »
  • Nombre max de RDV à venir par patient : Nombre maximum de RDV que le patient peut avoir avec vous dans le futur. Dès qu’un RDV est passé, alors le compteur se met à jour.
  • Validation de RDV (nouveau patient) : Un RDV pris par un nouveau patient (n’ayant jamais eu de RDV avec le praticien sur Medikal) doit être validé par le praticien ou son assistant(e). Le patient reçoit alors un email avec sa demande de RDV qui reste à confirmer. Un email est envoyé à l’adresse mentionné dans le champ « email pour notifications ». Cette validation est nécessaire uniquement la première fois. Les RDVs suivants du patient n’auront plus besoin d’être validés. (Ceci est utile pour les praticiens n’acceptant plus de nouveaux patients)
  • Fréquence du rapport des RDV : permet de recevoir un rapport à votre adresse email du compte ou à l’adresse email que vous mentionnez juste en-dessus. Ce rapport vous permet de connaître la répartition des RDVs selon leur origine (Patients, praticiens, assistants, un logiciel tiers et collègues).

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 1.3. Synchronisation Google / smartphone

Vous désirez gérer vos Rdvs sur votre smartphone en utilisant Google calendar.
Attention : il n’est pas possible de synchroniser votre agenda avec l’agenda Google si vous avez une synchronisation active avec un logiciel de cabinet.

Procédure de synchronisation avec Google calendar :

1. Dans vos paramètres de Medikal, activez la synchronisation avec Google
2. Dans la nouvelle fenêtre, entrez vos accès à votre compte Google. Si vous n’avez pas de compte Google, veuillez en créer un directement.
3. Accepter les conditions de partage de Google
4. Dès que vous accédez à l’agenda Google, vous verrez qu’un nouvel agenda est apparu dans la marge de gauche (Nom et Prénom)
5. Cliquez sur l’agenda Google pour changer son nom et remplacez par Medikal, votre agenda Medikal va ainsi synchroniser les RDV avec l’agenda Google
6. Pour visualiser votre agenda sur votre smartphone, veuillez suivre la procédure d’ajout d’un agenda Google selon le modèle de votre smartphone.

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Important : Les RDV ayant été pris sur Medikal affichent dans Google Calendar toutes les données du RDV (nom du patient, motif etc.)

  • Si vous désirez modifier un RDV pris initialement sur Medikal.ch alors vous pouvez le faire directement sur cet agenda Google. 
  • Si vous désirez prendre un RDV avec un patient sur l’agenda Google, ce RDV apparaîtra comme un événement sur Medikal. En effet, Google calendar ne permet pas de lier le RDV à un patient de Medikal. Il faudra éventuellement recréer le RDV avec le nom du patient dans Medikal pour que les notifications fonctionnent. Toutefois, cela vous permet de bloquer la plage horaire rapidement.

Lorsque vous prenez un RDV sur votre smartphone, n’oubliez pas de choisir le bon agenda.

 

1.4. Configuration de votre agenda

Cliquer sur l’onglet « Configuration »

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1.4.1. Configuration des motifs de consultation et durées

Choisir dans l’onglet Configuration, l’onglet « Consultations et durées », pour définir les motifs de consultation et la durée par défaut correspondante. Voir la vidéo de tutorial: consultations

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  • Pour ajouter un nouveau motif de consultation, cliquez sur le bouton « Ajouter consultation », puis entrez le libellé, la durée par défaut


Astuce : Cochez la case « Visible par patients » si vous désirez que les patients puissent sélectionner ce motif
(Afin de simplifier la gestion des consultations, certains motifs de consultation peuvent ne pas être visibles pour le patient comme par exemple certains examens médicaux particuliers mais doivent visibles pour le cabinet)

 

  • Choisissez la couleur pour un repérage rapide dans l’agenda

(les différentes couleurs de vos consultations ne sont visibles que par votre cabinet, le patient ne voit que des plages disponibles lors de sa prise de rendez-vous)
« Par défaut » signifie que ce sera la consultation en haut de liste des choix pour le patient

 

  • Action : Information « i », permet d’ajouter un message de 50 caractères maximum qui est envoyé aux patients avec le SMS de rappel de son RDV selon le type de consultation sélectionné.

Exemple : Consultation pour un fond d’œil, SMS avec message spécifique édité par vos soins: « Venir 15min avant l’heure du RDV ». Vous pouvez ainsi mentionner à vos patients de venir à jeun, avec leurs documents, etc.

Astuce : Chaque type de consultation peut être alloué à une plage horaire spécifique.
Exemple : Vous désirez que les patients prennent RDV pour des prises de sang seulement entre 7h30 et 8h30 les mardis et mercredis.

 

1.4.2. Configuration des plages horaires

Choisir dans l’onglet Configuration, l’onglet « Gestion des horaires », pour définir les plages horaires pour vos rendez-vous. Voir la vidéo de tutorial: gestion des horaires
Dans la nouvelle fenêtre

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Il existe plusieurs types d’horaires

  • Ouverture du cabinet (horaires de travail) - renseignés à titre indicatif pour contrôle visuel de l’assistant(e), ces plages ne sont pas vues par le patient. COULEUR : violet
  • Plages horaires proposées par internet pour les rendez-vous des patients (Patients) COULEUR : VERT
  • Plages horaires proposées par internet pour les rendez-vous des patients de vos collègues (Collègues) – Ces plages horaires ne sont disponibles et visibles que par vos collègues inscrits à notre service avec ou sans agenda. Les patients ne peuvent pas voir ces disponibilités. Cela permet de mettre à disposition de vos collègues des plages privilégiées. COULEUR : JAUNE
  • Plages horaires proposées par internet pour les rendez-vous des patients ET de vos collègues (Collègues) – Ces plages horaires sont disponibles et visibles par vos collègues et les patients.  COULEUR : ORANGE
  • Plages horaires proposées par internet pour les délégués médicaux (Délégués médicaux) – Ces plages horaires sont disponibles et visibles uniquement par les délégués. Les délégués ne peuvent pas prendre de RDV en dehors de ces plages horaires ce qui permet de canaliser les demandes et de ne pas occuper les plages destinées à vos patients. COULEUR : ROUGE

Pour créer une plage horaire: Cliquez sur une zone de l’agenda en mode configuration

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1. Choisissez d’abord quel type de plage horaires vous désirez mettre sur l’agenda (Patient / Délégués / Travail / Collègues)

2. Il est conseillé de toujours cocher cette case : Si vous cochez la case « Concerne aussi plages horaires pour mes collègues », alors vos collègues pourront prendre un RDV pour leurs patients également dans cette plage horaire et cela s’affichera dans votre agenda configuré en ORANGE

3. Vous pouvez attribuer la plage horaire à tous les motifs de consultation que vous avez créés ou à un type en particulier. Exemple précédent de la prise de sang.

En choisissant ce motif de consultation, les plages proposées aux patients sont uniquement celles que vous avez choisies.

4. Indiquez « sans limite de temps » ouvre la plage de manière répétitive

Lorsque vous créez une plage horaire avec des répétitions, cela crée une série et à l’opposé, vous pouvez créer une plage unique qui se traduit par une occurrence.

Remarque :
Pour supprimer une occurrence de plages horaires, depuis l’onglet « Gestion des horaires », effectuer un clic gauche sur la plage concernée, puis choisir l’action « supprimer cette occurrence » ou « supprimer la série ».
Les fermetures exceptionnelles (congés, congrès, etc) sont déclarées soit par création d’un rendez-vous personnel ou professionnel dans l’agenda (qui bloque la prise de rendez-vous pour les patients et délégués), soit en supprimant une occurrence de plages horaires.

 

1.5. Attribution des droits d’accès aux (télé)assistant(es) médicales 

Comme le médecin, les assistant(e)s (et télé-assistantes) ont la possibilité de gérer l’agenda médical dans son intégralité, pour créer, modifier, supprimer des rendez-vous.

Il n’est pas possible à l’assistant(e) d’accéder à l’onglet « Configuration » vu précédemment, réservé au praticien.
Le praticien peut ajouter (supprimer) des assistant(e)s, et les activer (désactiver) pour leur autoriser l’accès et la gestion de son agenda.
Choisir dans l’onglet Configuration, l’onglet « Assistant(e)s »

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Enregistrez une nouvelle assistante médicale

Une fois créé(e), l’assistant(e) doit être activée par le praticien en cochant la case correspondante « donner accès à mon agenda »
L’assistant(e) reçoit alors un email avec ses codes d’accès.


Astuce :
Vous pouvez aussi partager votre agenda avec des assistantes d’autres praticiens (cabinet de groupe, centre médical) pour qu’elles prennent des rendez-vous directement dans votre agenda.
Entrez dans la barre de recherche l’adresse Email de l’assistante à ajouter et procéder de la même manière.

Vision multi-agenda
Il est à noter que si plusieurs praticiens donnent accès à leur agenda à la même assistante, il lui est possible de naviguer parmi tous les agendas des praticiens qui lui ont donné un droit d’accès.

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